چگونه با قانون Hard Stop زمان جلسات را مدیریت کنیم تا وقت بیشتری در محیط کار داشته باشیم - وبلاگ ورزشی چلسی

به گزارش وبلاگ ورزشی چلسی، یک تماس تلفنی یا قرار کاری می تواند تمام برنامه ریزی روزانه شما در محیط کار را به هم بزند و وقت زیادی تلف شود. در نتیجه، به چندین کار برنامه ریزی شده نرسید و آن ها را به روز دیگری موکول کنید یا چندین ساعت بیشتر در دفتر بمانید تا آن ها انجام شوند.

همه ما کم و بیش چنین تجربه ای را داشتیم. یک جلسه ساده کاری که قرار است نیم ساعت بیشتر طول نکشد؛ به بیش از 2 ساعت می کشد یا یک دوست سرزده وارد دفتر شده و انتظار دارد پای حرفش بنشینید یا با او همراه شوید و ایده اش برای کسب وکار جدید را گوش دهید.

برخی تلفن های کاری هم بیش از اندازه طولانی می شوند به طوری که زمان مفید و موثر شما در محیط کاری تلف می شود. برای چنین تلفنی هم اصلا برنامه ریزی نکردید و در نتیجه برخی کارهای ضروری و مهم شما بی نتیجه می مانند.

این مشکل فقط برای من و شما نیست. رهبران و رئیسان شرکت های بزرگ دنیا هم همیشه از طولانی شدن جلسات و قرار ملاقات ها کلافه هستند و به دنبال روش ها و شگردهایی گشتند تا زمان جلسات را بهتر مدیریت کنند.

قانون Hard Stop

از چند سال پیش قانونی موسوم به نام Hard Stop از سوی برخی از رهبران کسب وکارهای بزرگ در پیش گرفته شد که بعدا نشان داد کلید طلایی در افزایش بهره وری و مدیریت زمان است. چندین مدیر ارشد دنیا در مصاحبه های خود گفتند این قانون را برای 14 یا 30 دقیقه تنظیم کردند و بسیار پیروز بودند.

قانون Hard Stop به زبان ساده می گوید همان طور که برای آغاز جلسات خود یک ساعت مشخص مشخص می کنید؛ برای خاتمه جلسات هم یک زمان و ساعت از پیش مشخص شده داشته باشید. به فردی که می خواهد شما را ملاقات کند یا افرادی که در جلسه هستند؛ از قبل اعلام کنید فقط 30 دقیقه فرصت دارند.

تجربه نشان داده خاتمه باز جلسات باعث می شود افراد مشغول کارهای بی فایده شوند؛ مقدمات زیادی برای کار خود ترتیب ببینند و خیلی دیر سر اصل موضوع بروند. وقتی به شخصی می گویید باید زمان مشخصی دفتر کار شما را ترک کند؛ آن شخص تلاش خواهد کرد سریعا سراغ هدف و قصدش برود. می داند وقت کمی دارد و باید هرچه زودتر به نتیجه برسد.

بنابراین، سعی می کند سروقت در محل قرار یا جلسه حاضر باشد؛ منتظر آمدن چای یا قهوه نباشد؛ زمان را با برخی تعارف ها، تعریف ها، خاطرات گذشته و صحبت های نامربوط نکشد و همیشه مواظب باشد بحث از محور و هدف اصلی خارج نشود.

برنامه ریزی برای هر دقیقه

جلساتی که خاتمه آن ها مشخص نیست؛ معمولا به جای ساعت 10 صبح که قبلا اعلام شده است؛ ساعت 10:5 یا 10:10 و حتی دیرتر آغاز شده و بیش از یک ساعت و گاهی چند ساعت به طول می انجامند. بهتر است قرار ملاقات ها یا جلسات خود را این طوری تنظیم کنید: آغاز جلسه ساعت 10 صبح، خاتمه جلسه ساعت 10:30.

مشخص است که زمان جلسه باید براساس اهمیت موضوع، میزان کاری که باید انجام شود یا تعداد افرادی که باید صحبت کنند و نظر دهند؛ تنظیم شود ولی کتاب های مدیریت زمان می گویند معمولا جلسات بالای نیم ساعت بدون بهره وری هستند. مردم هرچه که باید بگویند را در نیم ساعت هم جمع بندی می کنند.

ممکن است برخی جلسات به ساعت خاتمه نزدیک باشند ولی واقعا نیاز باشد بیشتر بمانید. در این شرایط، باز هم بهتر است کمی بحث ها را متوقف و به همه اعلام کنید زمان جلسه 10 دقیقه دیگر تمدید می شود. هرچقدر سعی کنید زمان خاتمه جلسه را بهتر مدیریت کنید؛ در واقع کارآمدی و مفید بودن جلسه را تضمین کردید.

گاهی اوقات با چند دقیقه بیشتر ماندن در جلسه، مشکل و موضوع حل نمی شود؛ پس بهتر است باقی جلسه به ساعت و روز دیگری موکول شود تا شما به کارهای مهم تر اولویت بندی شده امروز خود برسید.

سعی کنید قانون Hard Stop را در جلسات کاری، قرار ملاقات های دوستان و حتی تلفن های خود تنظیم کنید تا همیشه وقت بیشتری در سرکار داشته باشید!

منبع